Reporting ist ein zentraler Bestandteil jeder wachsenden Organisation. Wir benötigen Transparenz über Leads, Verkaufsaktivitäten und Marketingkampagnen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Zoho CRM bietet leistungsfähige, bereits vorkonfigurierte Berichte und die Möglichkeit, eigene Berichte anzulegen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die integrierten Reporting-Funktionen nutzen, eigene Reports erstellen, Spalten und Filter anpassen und wann ein Upgrade zu Zoho Analytics sinnvoll ist.

Reporting ist ein Schlüssel für Ihr Unternehmen – es verschafft Klarheit über Vertrieb, Marketing und andere Geschäftsbereiche.

Schritt 1: Zugriff auf das Berichte‑Modul

Öffnen Sie das Berichte‑Modul in Zoho CRM über die Seitenleiste. Dort finden Sie eine Sammlung von Standardberichten, die Zoho bereits für Sie erstellt hat. Diese Berichte decken gängige Anwendungsfälle ab und sind ein schneller Einstiegspunkt für Analyse und Transparenz.

Wir empfehlen, zunächst die vorhandenen Berichte zu prüfen, bevor Sie eigene erstellen. In vielen Fällen reicht es aus, einen bestehenden Bericht zu filtern und die Spalten anzupassen, um genau die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen.

Schritt 2: Standardberichte verwenden — schneller Zugriff auf Insights

Zoho stellt eine Vielzahl vorkonfigurierter Berichte bereit, zum Beispiel zu Leads, Opportunities, Aktivitäten und Konversionen. Beispiele sind:

• Today’s Leads — aktueller Überblick über neu eingegangene Leads.
• Converted Leads — alle jemals konvertierten Leads zur Analyse von Abschlussraten.
• Berichte nach Zeitraum, Quelle oder Teammitglied zur Performance-Messung.

Diese Standardberichte sparen Zeit und verringern Fehlerquellen, weil die Felder und Beziehungen bereits richtig konfiguriert sind. Wir passen diese Berichte im nächsten Schritt auf Ihre Anforderungen an.

Schritt 3: Eigenen Bericht anlegen — Modul auswählen

Wenn ein Standardbericht nicht ausreicht, erstellen Sie einen neuen Bericht. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol oben links im Berichte‑Modul. Der erste Schritt beim Erstellen eines neuen Berichts ist die Auswahl des Moduls. Jedes Modul repräsentiert einen Datensatztyp, zum Beispiel Leads, Kontakte oder Deals.

Sie können auch ein Kindmodul hinzufügen, wenn Sie verknüpfte Datensätze einbeziehen möchten. Beispiel: Leads plus zugehörige E‑Mails. Für den Einstieg wählen wir häufig nur das Hauptmodul, etwa Leads, und erweitern später bei Bedarf.

Schritt 4: Spalten (Columns) konfigurieren — Nur das zeigen, was zählt

Nach der Modulauswahl definieren Sie die Spalten des Berichts. Spalten sind die Datenpunkte, die in der Ergebnisliste erscheinen. Wichtige Spalten für Lead‑Reports sind zum Beispiel:

• Name des Leads
• Erstellungsdatum
• Leadquelle
• Status
• Zugewiesener Vertriebsmitarbeiter

Sie können nicht benötigte Spalten einfach abwählen und nur die relevanten Felder aktivieren. Das macht Berichte übersichtlich und erleichtert die Interpretation. Achten Sie darauf, Feldnamen klar zu wählen und ähnliche Felder konsistent zu nutzen, damit Vergleiche über mehrere Berichte hinweg möglich sind.

Schritt 5: Filter setzen — gezielte Fragen beantworten

Filter sind das wichtigste Werkzeug, um aus einer großen Datenmenge relevante Erkenntnisse zu gewinnen. Standardmäßig zeigt ein Bericht alle Datensätze im ausgewählten Modul. Wir reduzieren den Umfang durch Filter nach Datum, Quelle, Status oder Teammitglied.

Ein konkretes Beispiel:

• Erstellungsdatum ist im vorherigen Fiskalquartal
• Leadquelle ist Cold Call

Mit solchen Filtern finden Sie beispielsweise alle Leads, die im letzten Quartal per Kaltakquise eingegangen sind. Nach dem Setzen der Filter speichern Sie den Bericht. So steht er jederzeit in der Berichte‑Ansicht zur Verfügung.

Schritt 6: Einen existierenden Bericht anpassen — effizient und sicher

Statt immer neue Berichte zu bauen, empfiehlt es sich, vorhandene Berichte zu kopieren und anzupassen. Vorgefertigte Berichte haben oft schon die richtigen Verknüpfungen und Aggregationen. Wir erstellen eine Kopie und ändern Spalten oder Filter, um eine neue Perspektive zu erhalten.

Beispiel: Aus dem Standardbericht Converted Leads filtern wir das Konversionsdatum auf letzter Monat. So sehen wir, welche Leads im vergangenen Monat konvertiert wurden. Diese Vorgehensweise minimiert Fehlkonfigurationen und spart Zeit.

Schritt 7: Best Practices beim Berichtdesign

Die Lesbarkeit und Nutzbarkeit Ihrer Berichte stehen im Vordergrund. Ein paar praktische Regeln:

• Klare Namen für Berichte und Versionen verwenden.
• Standardfelder für Datumsangaben und Währungen einheitlich konfigurieren.
• Filterdokumentation: innerhalb des Berichtnamens oder in einem internen Feld kurz erläutern, was der Bericht zeigt.
• Regelmäßig löschen oder archivieren, was nicht mehr gebraucht wird, um die Liste übersichtlich zu halten.
• Rechte und Sichtbarkeit prüfen: Wer darf den Bericht sehen, exportieren oder bearbeiten?

Schritt 8: Berichte teilen, planen und in Dashboards integrieren

Berichte sind nur dann wertvoll, wenn die richtigen Stakeholder Zugriff haben. Zoho CRM ermöglicht das Teilen von Berichten und das Planen von regelmäßigen E‑Mail‑Versendungen. So erhalten Führungskräfte oder Vertriebsteams automatisch aktualisierte Insights.

Für tägliche oder wöchentliche Überprüfungen empfiehlt sich die Integration in Dashboards. Ein Dashboard bündelt mehrere Berichte und Visualisierungen, sodass wir die wichtigsten KPIs auf einen Blick sehen.

Schritt 9: Wann Zoho Analytics nutzen?

Die CRM‑Berichte sind ideal für operative Transparenz und schnelle Auswertungen. Wenn Sie jedoch komplexe Datenmodellierung, erweiterte Visualisierungen oder Zusammenführungen aus mehreren Datenquellen benötigen, ist Zoho Analytics die richtige Wahl. Typische Anwendungsfälle für Zoho Analytics:

• Cross‑Module‑Analysen mit benutzerdefinierten Berechnungen.
• Konnektoren zu externen Systemen wie Buchhaltung oder Marketing‑Automatisierung.
• Advanced Dashboards mit Drill‑downs und interaktiven Widgets.
• Reporting, das Entwickler oder BI‑Spezialisten erfordert.

Kurz: Nutzen Sie CRM‑Berichte für tägliche Transparenz und Zoho Analytics für tiefgehende Business Intelligence‑Projekte.

Schritt 10: Praxisbeispiel — Leads nach Quelle und Zeitraum

Ein praktisches Szenario zur Anwendung des Gelernten:

1. Öffnen Sie das Berichte‑Modul und wählen Sie den Standardbericht für Leads.
2. Erstellen Sie eine Kopie und benennen Sie sie zum Beispiel „Leads: Kaltakquise letzter Quartal“.
3. Passen Sie die Spalten an: Leadname, Erstellungsdatum, Leadquelle, Status, Zugewiesen an.
4. Setzen Sie Filter: Erstellungsdatum ist im vorherigen Fiskalquartal; Leadquelle ist Cold Call.
5. Speichern und testen: Prüfen Sie die Ergebnisliste und exportieren Sie die Daten bei Bedarf.
6. Planen Sie eine regelmäßige E‑Mail, damit das Vertriebsteam die Daten automatisiert erhält.

Dieses Vorgehen liefert präzise Einblicke, etwa wie viele Leads aus Kaltakquise innerhalb eines bestimmten Zeitraums entstanden sind und welchen Status diese aktuell haben.

Tipps zur Fehlervermeidung

Wir sehen häufig dieselben Fehler in Zoho‑Berichten. Vermeiden Sie diese Probleme:

• Unklare oder doppelte Felder verwenden: Konsolidieren Sie Felder, bevor Sie Reports erstellen.
• Unpassende Datumsfilter: Prüfen Sie, ob Sie auf Erstellungsdatum, Änderungsdatum oder Konversionsdatum filtern müssen.
• Keine Berechtigungsprüfung: Stellen Sie sicher, dass der Bericht nur für berechtigte Personen sichtbar ist.
• Zu viele Spalten: Beschränken Sie sich auf relevante Felder, um die Performance zu verbessern.

Checkliste für aussagekräftige Berichte

• Ziel definieren — Welche Frage soll der Bericht beantworten?
• Modul wählen — Welches Modul enthält die benötigten Daten?
• Spalten auswählen — Nur relevante Felder anzeigen.
• Filter setzen — Zeitraum, Quelle, Status präzise eingrenzen.
• Testen und validieren — Ergebnis mit bekannten Daten abgleichen.
• Teilen und planen — Regelmäßig an Stakeholder verteilen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile haben die vorgefertigten Berichte in Zoho CRM?

Vorgefertigte Berichte sparen Zeit, sind fehlerarm und sind so konfiguriert, dass Feldverknüpfungen und Standardmetriken korrekt abgebildet werden. Sie eignen sich besonders gut für schnelle Analysen und als Ausgangspunkt für individualisierte Berichte.

Wann sollten wir einen eigenen Bericht erstellen statt einen Standardbericht anzupassen?

Einen neuen Bericht erstellen Sie, wenn die vorhandenen Vorlagen Ihre Anforderungen nicht abdecken oder wenn Sie ein völlig anderes Datenmodell benötigen. Häufiger ist es jedoch sinnvoll, einen Standardbericht zu kopieren und anzupassen, um Konfigurationsfehler zu vermeiden.

Wie lege ich Filter richtig an, um valide Ergebnisse zu erhalten?

Wählen Sie das passende Datumsfeld (Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Konversionsdatum) und kombinieren Sie es mit anderen Kriterien wie Leadquelle, Status oder Zugewiesen an. Testen Sie den Filter mit bekannten Datensätzen, bevor Sie den Bericht speichern und verteilen.

Kann ich Berichte automatisch per E‑Mail versenden?

Ja. Zoho CRM erlaubt das Planen von Berichten und das automatische Versenden per E‑Mail an definierte Empfänger. Das ist ideal für regelmäßige Statusupdates an Ihr Team oder die Geschäftsführung.

Welche Grenzen haben CRM‑Berichte im Vergleich zu Zoho Analytics?

CRM‑Berichte sind perfekt für operative Analysen und Standardanforderungen. Zoho Analytics bietet erweiterte Funktionen wie Datenmodellierung, mehrere Datenquellen, benutzerdefinierte Berechnungen und interaktive Visualisierungen, die Entwickler oder BI‑Experten erfordern.

Wie sorgen wir dafür, dass Berichte übersichtlich bleiben?

Nutzen Sie konsistente Feldnamen, entfernen Sie nicht benötigte Spalten, dokumentieren Sie Filterkriterien im Berichtsnamen und archivieren Sie veraltete Berichte. So bleibt die Berichte‑Liste handhabbar und performant.

Abschlussgedanken

Berichte sind mehr als Zahlen. Sie schaffen Transparenz, helfen bei der Identifikation von Engpässen und ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir empfehlen, mit den Standardberichten von Zoho zu starten, diese zu kopieren und gezielt anzupassen. Für anspruchsvolle BI‑Projekte ist Zoho Analytics die richtige Erweiterung.

Mit klaren Zielen, wohlüberlegten Filtern und einem sinnvollen Berichtswesen gewinnen Sie nicht nur Einblicke, sondern echte Kontrolle über Vertrieb und Marketing. Nutzen Sie die vorhandenen Tools, automatisieren Sie wiederkehrende Berichte und integrieren Sie die wichtigsten Kennzahlen in Dashboards, damit Ihr Team jederzeit mit den richtigen Daten arbeiten kann.