In den letzten Jahren haben sich in der Geschäftswelt verschiedene Techniken zur Steigerung der Zeitproduktivität durchgesetzt. Einige dieser Techniken eignen sich am besten für die Einzelarbeit, andere für die Teamarbeit. So ist beispielsweise die Pomodoro-Technik effektiv, wenn man allein arbeitet, während die Eisenhower-Matrix, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten, eher für die Teamarbeit geeignet ist.

Wie funktioniert also die Eisenhower-Matrix, und wie kann sie zur Verbesserung des hybriden Arbeitsmodells Ihres Unternehmens eingesetzt werden?

Die Strategie eignet sich für die Planung Ihrer monatlichen, wöchentlichen und täglichen Arbeit. Zu Beginn einer jeden Arbeitsperiode sollten Sie eine Besprechung abhalten, um die Aufgaben für die jeweilige Woche zu planen. Für die Durchführung von Teambesprechungen, insbesondere in einer hybriden Arbeitsumgebung, sollten Sie Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen verwenden, die speziell für die hybride Zusammenarbeit und die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice entwickelt wurden.

Nachdem Sie sich mit Ihrem Team getroffen und eine Liste von Aufgaben für diesen Arbeitszeitraum erstellt haben, teilen Sie diese Aufgaben in vier Quadranten ein, die sich nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit richten.

Quadrant 1: Sofort erledigen

Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind, sollten in diesem Quadranten gruppiert werden, da sie nach Prioritäten geordnet und sofort erledigt werden müssen.

Achten Sie bei der Planung der Aufgaben für die Woche darauf, dass diese wichtigen und dringenden Aufgaben innerhalb der ersten beiden Tage der Woche erledigt werden, ohne weitere Verzögerungen.

Quadrant 2: Termin festlegen oder Wiedervorlage

Arbeiten, die nicht dringend sind, aber innerhalb einer Woche erledigt werden müssen, sollten in diesen Quadranten eingeordnet werden. Sobald die Aufgaben in Quadrant 1 erledigt sind, können Sie mit diesen Aufgaben beginnen.

So können Sie zu Beginn der Woche Erinnerungen einstellen, um diese Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt in der Woche zu erledigen, und Planer verwenden, um einige manuelle Aufgaben zu automatisieren.

Quadrant 3: an Andere delegieren

Die Aufgaben in diesem Quadranten sind nicht so wichtig wie die Aufgaben in Quadrant 1, aber sie müssen sofort erledigt werden. Diese Aufgaben können und sollten an andere Teammitglieder delegiert werden.

Wenn Sie beispielsweise Aufgaben in Quadrant 1 und Quadrant 3 zugewiesen haben, können Sie die Aufgaben in Quadrant 3 an andere Teammitglieder delegieren und sich auf die in Quadrant 1 aufgeführten Aufgaben konzentrieren.

Achten Sie beim Delegieren dieser Aufgaben darauf, dass Sie sie an die richtige Person weiterleiten, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden.

Block 4: Nicht erledigen

Eine aktuelle Studie des Business-Coaching-Unternehmens Maui Mastermind zeigt, dass Mitarbeiter jede Woche 21,8 Stunden mit unnötiger Arbeit verschwenden. Die Aufgaben in Quadrant 4 sind weder wichtig noch dringend, also sollten sie nicht die Energie und Zeit Ihres Teams dafür verschwenden.

Die meisten Menschen neigen dazu, einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit diesen Aufgaben zu verbringen, was dazu führen kann, dass sie Aufgaben in den Quadranten 1, 2 und 3 nicht erledigen. Zu diesen Aufgaben gehören in der Regel unproduktive und überflüssige Aufgaben.

Die Identifizierung der Aufgaben, die zu diesem Block gehören, ist von entscheidender Bedeutung, um die unwichtigen Aufgaben zu eliminieren und die wichtigen zu priorisieren.

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